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10 conseils pour bien exploiter l’agenda papier

Pour faire face aux incessantes sollicitations, vous avez l'habitude de renvoyer de nombreuses tâches au lendemain.Quelques pistes pour sortir de ce cercle vicieux.

L’agenda est le support prioritaire de votre gestion de temps.Qu’il soit de poche ou de grand format , il incite à se projeter dans l’avenir à court, moyen et long terme.Attention : plan de journée et agenda doivent rester des supports distincts , l’un servant à lister vos tâches de la journée , l’autre à y noter vos temps bloqués.

1- Gardez l’agenda en permanence avec vous.Consultez le régulièrement pour garder à l’esprit votre temps partagé (rendez-vous, réunions, entretiens).Rangez-le toujours au même endroit.

2-Gérez votre temps avec un seul moyen centralisé.Utilisez un agenda papier ou un agenda électronique ( PDA ou logiciel de temps partagé) et non les deux.De même , n’ayez qu’un seul répertoire téléphonique.

3.Notez uniquement vos rendez-vous.En évitant les annotations superflues, vous ferez ressortir les créneaux occupés.

4.Notez les informations pratiques relatives à vos rendez-vous : heure, nom de l’interlocuteur , nom de l’entreprise, adresse, numéro de téléphone pour pallier tout oubli de dossier.

5.Notez le début et la fin de chaque rendez-vous.Visualisez la plage de temps occupée en traçant au crayon un rectangle entre l’heure de début et de fin.Intégrez-y le temps de déplacement.

6-Ecrivez au crayon à papier.Votre emploi du temps pouvant être modifié , il vaut mieux gommer que barrer.

7.Notez les tâches quotidiennes à accomplir dans vos fiches journalières et pas sur votre agenda.L’agenda reste net alors que les fiches journalières peuvent être écrites avec moins de soin.Jetez la fiche en fin de journée, sauf si elle peut servir à un bilan d’activité.

8-Réservez vous des « temps personnels« .Persévérez des demi-journées ou des journées sans rendez-vous pour avancer certains travaux.Visualisez-les comme des plages de réunion.

9-Ménagez des marges confortables entre les différentes occupations pour prévenir les dérapages et les  imprévus.

10-Sauvegardez les informations en cas de perte : photocopiez.

La Rédaction

redaction@afrocadre.com

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