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France : la gestion des frais professionnels

Les frais professionnels correspondent à des frais que le salarié a engagé, non pour convenance personnelle, mais pour accomplir sa mission dans l'entreprise.

Les frais professionnels correspondent à des frais que le salarié a engagés, non pour convenance personnelle, mais pour accomplir sa mission dans l’entreprise.

Quels sont les différents types de frais professionnels ?

Les frais professionnels les plus couramment exposés par le salarié sont :
-les frais de repas et de restauration lors de petits déplacements ;
-les frais kilométriques lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels ;
-les frais de repas et d’hébergement lors de grands déplacements professionnels ;
-les frais de mobilité professionnelle (dépenses d’hébergement provisoire dans l’attente d’un logement définitif, frais de déménagement, etc.) ;
-les frais engagés dans le cadre du télétravail ;
-les frais pour l’utilisation professionnelle des outils issus des nouvelles technologies de l’informatique et de la communication (NTIC) ;
-les frais d’habillage.

Quels sont les différents types de frais professionnels ?

L’employeur doit rembourser une fraction des titres d’abonnement de transport en commun souscrits par les salariés pour leurs déplacements domicile/lieu de travail. Cette obligation est indépendante du versement de transport. L’employeur a la faculté de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant liés à l’utilisation par les salariés de leur véhicule personnel entre leur domicile et leur lieu de travail.

Le remboursement des frais professionnels ?

La prise en charge des frais professionnels par l’employeur peut être effectuée de deux manières :

-soit sous la forme d’un remboursement des sommes réellement dépensées : le remboursement se fait alors sur présentation des justificatifs (notamment des factures) ;

-soit sous la forme de remboursement des frais calculés forfaitairement : dans ce cas, le remboursement des frais est dû sans justificatif.

Le plus souvent, les conventions collectives prévoient le remboursement pour frais professionnels sous forme d’indemnités forfaitaires. Dans ce cas de figure, l’employeur n’a pas le choix du mode d’indemnisation.

 Les modalités de remboursement des frais

La prise en charge des frais professionnels par l’employeur peut être effectuée de deux manières :
-soit sous la forme d’un remboursement des sommes réellement dépensées : le remboursement se fait alors sur présentation des justificatifs (notamment des factures) ;
-soit sous la forme de remboursement des frais calculés forfaitairement : dans ce cas, le remboursement des frais est dû sans justificatif.

Le plus souvent, les conventions collectives prévoient le remboursement pour frais professionnels sous forme d’indemnités forfaitaires. Dans ce cas de figure, l’employeur n’a pas le choix du mode d’indemnisation.

Les remboursements pour frais professionnels sont-ils soumis à cotisations sociales ?

Les remboursements des dépenses découlant directement des conditions d’exécution du travail n’entrent pas dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale, ni dans celle des autres prélèvements sociaux (cotisations d’assurance chômage et d’AGS, versement de transport, cotisations FNAL, cotisations de retraite complémentaire AGIRC, ARRCO, etc). Les indemnités pour frais professionnels sont également exonérées de CSG et CRDS.

Les remboursements de frais professionnels sont donc déductibles de l’assiette des cotisations sociales.
Attention : si les frais n’ont pas un caractère professionnel, les allocations versées constituent des compléments de rémunération et doivent être réintégrées pour la totalité de leur montant dans l’assiette des cotisations.

(Source : http://www.cci.fr)

La Rédaction
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