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Comment instaurer des pratiques de bonne gouvernance ?

La gouvernance d’entreprise est définie comme étant l’ensemble des règles qui déterminent la manière dont une entreprise est gérée et contrôlée.

Bien que le respect de ces principes soit obligatoire pour les entreprises cotées en bourse, pour une PME l’adoption de ces principes de bonne gouvernance reste tout aussi importante dans un objectif de pérennisation des activités.

 

Au lancement de votre PME , l’information est confinée au sein de votre équipe et la répartition des responsabilités se fait implicitement. L’établissement des règles et procédures sera indispensable :  documentation, et accès simple à l’information par vos différents collaborateurs.

 

La répartition des responsabilités entre les collaborateurs

 

Commencez par élaborer les différentes fiches de poste , en  précisant  les rôles, taches et obligations. En dehors de l’aspect légal, la signature d’un contrat va clarifier et expliciter les responsabilités de chacun et éviter toute incompréhension ou malentendu plus tard.

 

Le recrutement a un coût, assurez-vous de l’aptitude de la personne responsable face à la tache assignée : l’effet néfaste de personnel incompétent sur la productivité d’une entreprise n’est pas négligeable.

 

D’un point de vue opérationnel, des procédures claires et accessibles assurent un fonctionnement efficace au quotidien. Dans le cas du choix d’un nouveau fournisseur , il vous faudra réfléchir à :  l’indication des étapes du processus d’appel d’offre, l’établissement du nombre de personnes en interne devant être impliquées dans le processus de décision, aux caractéristiques des fournisseurs, etc.

 

L’objectif pour vous sera  d’assurer une cohésion au sein de votre entreprise, un transfert d’information fluide et, parallèlement, un processus décisionnel productif.

 

La transparence dans la gestion financière

 

Sur le volet financier, une bonne gouvernance se traduit par l’intégrité de l’information financière et la bonne gestion de la trésorerie. La division des taches est un exemple de contrôle très sûr mais difficile à appliquer dans une petite structure du fait du nombre d’employés.

 

Idéalement, pour un processus efficace et transparent, il faudrait que  la personne responsable de la marchandise et celle responsable de la facturation soient distinctes, pour  limiter le risque de fraude.

 

Enfin, une documentation rigoureuse est la base d’une information financière intègre : conserver une copie de tous les documents, avoir des tampons et des reclus, exiger des signatures etc.

 

Bien que ce ne soit pas une obligation pour les PME, travailler avec des auditeurs peut être une solution efficace pour :

 

• Vous assurer que votre entreprise fonctionne efficacement d’un point de vue opérationnel car après vérification de vos procédés internes, les auditeurs vous feront des suggestions sur les points d’amélioration.

 

• Garantir une information financière transparente et intègre en fournissant des états financiers audités aux banques, investisseurs ou potentiels partenaires.

 

L’utilité d’un conseil d’administration 

 

La mise en place  d’un conseil d’administration sera l’autre pilier de votre bonne gouvernance. Le conseil d’administration est composé de plusieurs “administrateurs” qui ont des compétences variées et une expérience considérable dans divers domaines (Marketing, Finance, Stratégie, Droit, Ressources Humaines etc.).

 

Le Conseil se réunit régulièrement, passe en revue la performance de la compagnie, la direction stratégique et propose des solutions.

 

La grande majorité des membres du Conseil d’Administration est indépendante et n’est pas directement impliqués dans les opérations quotidiennes de l’entreprise mais vont accompagner la PME sur le plan stratégique, structurel et support décisionnel.

 

 

Nene Diallo
Nene Diallo est une cadre et entrepreneure d'origine guinéenne. Elle est titulaire d'un bachelor en comptabilité de l'université McGill à Montreal, et du titre de CPA (Chartered Professional Accountant) obtenu à Toronto, ou elle a commencé sa carrière d'Analyste Financière. Elle offre des outils aux entrepreneurs qui souhaitent se lancer en affaires et accorde une importance particulière au développement professionnel de la femme africaine dans le monde de la Finance.
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Nene Diallo est une cadre et entrepreneure d'origine guinéenne. Elle est titulaire d'un bachelor en comptabilité de l'université McGill à Montreal, et du titre de CPA (Chartered Professional Accountant) obtenu à Toronto, ou elle a commencé sa carrière d'Analyste Financière. Elle offre des outils aux entrepreneurs qui souhaitent se lancer en affaires et accorde une importance particulière au développement professionnel de la femme africaine dans le monde de la Finance.

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