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WEDDING PLAN, le logiciel des wedding planner.

Vous êtes wedding planner ? ou souhaitez entreprendre dans ce domaine ? Nous vous proposons ce logiciel pratique pour votre gestion quotidienne.

Salle, décoration, traiteur, gâteau, rendez-vous, courses contre le temps. Autant de détails à gérer sans parler de la sensibilité du client. Wedding Planner est un métier aussi stressant que beaucoup d’autres. Quoi de mieux que d’optimiser sa charge de travail, gagner du temps et de se concentrer sur son cœur de métier. Pour se faire, nous vous proposons un logiciel pratique pour vous aider.

WEDDING PLANNER est le premier logiciel français conçu pour les wedding planner. Créé par Webert ZELE et Ludivine LIVIO , ergonomique et facile d’utilisation , ses fonctionnalités épousent complètement les activités du métier.

Les utilisateurs…

Le logiciel se compose de  quatre « profils utilisateurs » ou acteurs :

 

  • Le couple
  • Les prestataires
  • Les invités
  • Le wedding planner

 

Le Wedding planner est l’administrateur principal du logiciel. Il crée des comptes aux prestataires, aux invités et aux clients. Le contenu des interfaces est personnalisable et son accès contrôlable au travers d’autorisations que vous pouvez régler. A noter  que ne sont visibles et modifiables que des éléments autorisés), l’administrateur a accès à toutes les fonctionnalités, il peut rentrer dans les comptes de tous les profils.

 

Les fonctionnalités sont nombreuses, le logiciel vous permet de :

 

  • Gérer plusieurs évènements à la fois ;
  • Créer une playlist pour l’évènement et l’envoyer au couple via leur interface pour avis ;
  • Echanger des documents avec les autres utilisateurs notamment des questionnaires (pour le recueil des attentes d’un client pour une décoration, un devis, avoir un retour sur la satisfaction de vos services, etc.)
  • Gérer votre liste de contacts : il est possible de sauvegarder les coordonnées des prestataires qui vous ont marqués, avec la possibilité de les proposer à vos clients.

Le couple depuis son interface n’a accès qu’aux informations paramétrées par l’administrateur. De là, il peut se sentir chef d’orchestre de leur évènement :

 

  • Créer des comptes a des invités, c’est-à-dire des personnes qui souhaitent aider le couple pour l’organisation ;
  • Consulter l’évolution des préparatifs
  • Créer des playlists pour l’évènement. Cette fonctionnalité est synchronisée avec application DEEZER ;
  • Construire le plan de table ;
  • Créer le Site web du mariage :

 

Assez original, le logiciel vous permet de créer un site internet (qui peut être protégé par un mot de passe pour plus de confidentialité) de l’évènement sur lequel, les invités pourront confirmer leur présence, répondre à des questionnaires, retrouver des hébergements à proximité du lieu de réception tout en sachant que le temps mis pour le trajet et la distance sont calculés automatiquement. Cette fonctionnalité peut être laissée à la charge du couple depuis leur interface, ceci leur laissera une prise en main sur l’organisation : photos, couleurs, nom de domaine, sondage, jeu concours, etc.

Le Prestataire a aussi son interface lui permettant de communiquer directement et à temps réel avec le Wedding planner. Ce dernier peut par exemple partager avec le responsable de logistique le plan de salle, la décoration choisie, d’éventuels documents ; avec le traiteur, les différents menus sélectionnés avec le client.

 

Les invités participent aussi à l’organisation ! Depuis leur compte ils peuvent aider les mariés à remplis des questionnaires, choisir des photos, décorations, playlist, etc.

Rétroplanning : Suivi des activités

 

Un rétro-planning c’est un calendrier avec toutes les tâches que l’on souhaite réaliser pour un événement. Tâches effectuées, les taches en retard, reste à faire., etc.

Pour plus d’organisation et selon l’évènement, il est possible de créer des listes de rétroplanning (par jour, par pourcentage, etc.) en précisant les dates de début et de fin des tâches, personnes qui doit les réaliser, le temps requis.

 

Gestion du budget

 

L’aspect finance est aussi pris en compte : construction budget prévisionnel pour chaque évènement, génération du budget réel, enregistrement des dépenses en mentionnant le mode de paiment ainsi que les échéances. Un système d’alarme est mis en place pour ces dernières.

Il est aussi prévu des budget pour des groupes de dépenses, par exemple l’on peut suivre l’ensemble des dépenses effectué  sur la salle, la décoration, etc.

Automatiquement, ces dépenses sont déduits du budget alloué, un graphique ressort clairement les pourcentages.

 

N.B : Le calcul de la TVA est également intégré, selon votre activité, il suffit de configurer.

 

Edition de vos devis, contrats et Factures

 

Grâce aux informations de votre agence (raison sociale, logo, adresse, contact, etc.), à ceux de vos prestataires et client, Wedding plan fait gagner en temps et fournir des documents tout prêts (papier entête, pieds de page) personnalisable. Toutes les mentions obligatoires sont prévues.

 

Il est également possible de télécharger des dévis vierges afin de les présenter à des prospects dans les salons, évènements et autres.

L’édition de factures prend en compte divers éléments notamment les frais kilométriques, c’est-à-dire lorsque vous travaillez, il peut arriver d’effectuer des déplacements en voiture. Vous pouvez facturer ces déplacements par vos clients.

 

La signature électronique est également prévue, elle est 100% légale et la procédure de mise en place est toute assistée. Désormais vous pouvez transmettre vos documents directement signés.

 

 

Gestion des stocks et E-shop

 

Pour ceux qui ont des accessoires de décorations, des robes de mariés, etc., le logiciel offre un module pour les gérer : entrée et sortie. De plus il est possible d’ouvrir une boutique en ligne de votre agence afin de vendre ces produits.

 

Synchronisation des photos de l’évènement

Grâce à l’application ZELIPOP téléchargeable sur Google play et App store, les invités peuvent être de véritables acteurs au mariage. Les photos prises par leurs soins seront directement stockées dans la galerie photos des mariés sur leur site internet ou leur blog.

De plus, ils ont la possibilité d’envoyer de courts messages accompagnant leurs photos, ceux-ci se retrouveront également dans la galerie. Si le lieu de réception dispose de matériel de projection et d’une connexion Wi-Fi, les photos ainsi que les courts messages pourront être diffusés en direct au cours de la réception.

 

Les invités peuvent démarrer les festivités avant même le mariage en commençant par exemple à prendre des photos qui seront également diffusées lors de la réception. Tout comme les mariés, les invités pourront retrouvez toutes les photos prises par l’ensemble des invités qui auront utilisé l’application.

Mariage mais pas que….

 

Wedding Plan n’est pas seulement un logiciel dédié à l’organisation de mariages, il prend aussi en charge d’autres évènements tels que les anniversaires, les baptêmes, le renouvellement de vœux, etc. Chaque interface, chaque fonctionnalité est paramétrable selon le type d’évènement.

 

Autres Fonctionnalités

 

  • Agenda : gérer ses RDV, contacts (mairie, drones, etc.)
  • Gestion des invités : Qui sera au vin d’honneur, à la réception ? regroupés par genre, relation avec les mariés, adresse, contact, etc.
  • Exportation du programme du jour J en PDF, ainsi que des pense-bêtes et programmes spécial du wedding planner.

 

Des vidéos Tutos directement pour vous aider :

 

En cas de soucis, des tutoriels sont directement disponibles sur la plateforme. De plus le service client est actif et attentionné via chat.

 

Achat logiciel

 

Les fonctionnalités présentées ici sont loin d’être exhaustives…Vous bénéficiez de quinze jour pour découvrir la plateforme gratuitement.Toutes les informations sont disponibles sur LE SITE DE WEDDING PLAN.

Le logiciel WEDDING PLAN est en constante amélioration, il est possible de soumettre au développeur les fonctionnalités que vous voudriez  avoir. 

Contact : www.weddingplan.fr | contact@weddingplan.fr |

Tél : 06 52  68 79 46
Sandra CHENGO
Etudiante en Management et Systèmes d'Informations-Webmaster.
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sandra.chengo@lafeent.org

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